Kebijakan Privasi

1. Landasan Hukum dan Prinsip Pemrosesan Data Pribadi

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan secara adil, transparan, dan sah secara hukum berdasarkan sekurang-kurangnya satu dasar hukum (legal basis) berikut:

• Persetujuan (Consent): Persetujuan eksplisit yang diberikan oleh Pemilik Data Pribadi atau Orang Tua/Wali dari anak di bawah umur.
• Pelaksanaan Perjanjian (Contractual Obligation): Untuk memenuhi hak dan kewajiban dalam penyediaan layanan platform pendidikan sesuai perjanjian kerja sama.
• Kewajiban Hukum (Legal Obligation): Pemenuhan kewajiban PT GEN sesuai dengan peraturan perundang-undangan di Indonesia.
• Kepentingan Vital (Vital Interest): Pelindungan kepentingan esensial Pemilik Data Pribadi.
• Pelaksanaan Kewenangan & Pelayanan Publik: Pemenuhan tugas dalam rangka pelayanan umum di bidang pendidikan.
• Kepentingan yang Sah Lainnya (Legitimate Interest): Pemenuhan kepentingan yang sah dengan tetap memperhatikan hak-hak Pemilik Data Pribadi.

2. Relevansi dan Batastan Tujuan Pemrosesan

• Pengumpulan Terbatas dan Spesifik: Kami hanya mengumpulkan dan memproses Data Pribadi yang memadai, relevan, dan terbatas pada apa yang benar-benar dibutuhkan untuk pencapaian tujuan layanan (data minimization).
• Rincian Tujuan Pemrosesan:
  • Autentikasi & Akses: Memverifikasi identitas pengguna dan mengelola hak akses berbasis peran (Role-Based Access Control / RBAC).
  • Operasional Akademik: Mengelola pencatatan presensi harian, buku nilai digital (e-Gradebook), jadwal pelajaran, serta pendistribusian tugas/PR.
  • Pelaporan Orang Tua: Menyampaikan laporan riwayat kehadiran, hasil belajar (rapor digital), dan pengumuman sekolah secara real-time.
  • Keamanan & Kepatuhan: Memastikan keandalan sistem, menangani kendala teknis (helpdesk), serta mematuhi ketentuan regulasi nasional.

3. Jaminan Hak-Hak Pemilik Data Pribadi

Kami menjamin dan memfasilitasi pelaksanaan hak-hak Pemilik Data Pribadi, yang meliputi:

• Hak Kerahasiaan Data: Kami menjamin kerahasiaan Data Pribadi Anda dan menerapkan prosedur pelindungan hak asasi pengguna.
• Akses dan Pembaruan Data: Pemilik Data memiliki hak dan akses untuk mengubah, memperbarui, atau mengoreksi Data Pribadi yang tidak akurat melalui dashboard profil atau mengajukan permintaan tertulis.
• Pemberian Salinan & Portabilitas Data: Pemilik Data berhak memperoleh salinan Data Pribadi yang pernah diserahkan dalam format terstruktur, umum digunakan, serta dapat dibaca oleh mesin (machine-readable) melalui prosedur verifikasi keamanan.
• Pembatasan Pemrosesan Otomatis (Profiling): Kami TIDAK melakukan pengambilan keputusan yang semata-mata didasarkan pada pemrosesan data secara otomatis atau penprofilan (profiling) yang berdampak hukum pada Anda.
• Hak Keberatan: Apabila terdapat pemrosesan berbasis otomatisasi di masa depan, Pemilik Data berhak mengajukan keberatan dan memilih mekanisme pemrosesan non-otomatis.

4. Keakuratan Data Pribadi

Kami mengambil langkah-langkah yang terukur untuk memastikan Data Pribadi diproses secara akurat, lengkap, tidak menyesatkan, dan mutakhir. Apabila ditemukan ketidakakuratan data, Kami akan segera memperbarui atau memeperbaikinya berdasarkan laporan atau validasi dari Pemilik Data/Admin Sekolah.

5. Langkah Pengamanan dan Tata Kelola Internal

• Sistem Pengamanan Teknis & Fisik: Data dienkripsi saat transit (in-transit) menggunakan TLS 1.3 dan saat disimpan (at-rest) menggunakan AES-256. Evaluasi dan pengujian efektivitas keamanan (penetration test) dilakukan secara berkala.
• Pihak Ketiga & Subprosesor: Apabila pemrosesan melibatkan pihak ketiga, Kami memastikan adanya perjanjian tertulis (Data Processing Agreement / DPA) yang mengikat pihak ketiga pada standar keamanan dan privasi yang setara dengan UU PDP.
• Kebijakan Internal & Sosialisasi: Kami memiliki aturan internal (SOP Governance) terkait pengelolaan data yang ditinjau secara berkala, disosialisasikan kepada seluruh pegawai, dan didukung dengan program pelatihan/lokakarya kesadaran privasi data (Data Privacy Awareness).
• Pejabat Pelindungan Data Pribadi (DPO): Kami telah menunjuk Pejabat Pelindungan Data Pribadi (Data Protection Officer) resmi yang bertugas memantau kepatuhan internal, memberikan saran Analisis Dampak Pelindungan Data (DPIA), serta menjadi titik kontak utama bagi Pemilik Data dan otoritas.

6. Transparansi, Dokumentasi, dan Insiden Kebocoran Data

• Pendokumentasian Kegiatan: Seluruh aktivitas pemrosesan data, jadwal retensi, dan langkah pengamanan didokumentasikan secara tertulis dalam log sistem (immutable audit logs).
• Pemberitahuan Transparan: Informasi identitas pengendali, dasar hukum, serta tujuan pemrosesan disampaikan secara transparan dan mudah dipahami.
• Pemberitahuan Kegagalan Pelindungan Data (Kebocoran): Jika terjadi insiden kegagalan pelindungan Data Pribadi, Kami memiliki mekanisme tertulis untuk memberitahukan secara tertulis kepada Pemilik Data dan Otoritas dalam kurun waktu maksimal 24 jam sejak diketahui. Pemberitahuan mencakup alasan/penyebab kegagalan, potensi dampak, tindakan mitigasi yang diambil, serta kanal aduan.
• Kanal Aduan & Mitigasi Risiko: Kami menyediakan kanal aduan khusus dan Prosedur Penanganan Insiden (Incident Response Plan) untuk memitigasi risiko serta membantu Pemilik Data melindungi diri dari dampak negatif.

7. Pengakhiran, Penghapusan, dan Retensi Data

• Pengakhiran Pemrosesan: Pemilik Data dapat mengajukan pengakhiran pemrosesan data atas dasar pembatalan persetujuan, kesalahan data, atau ketidaksesuaian dasar hukum.
• Penghapusan dan Pemusnahan: Kami menyediakan mekanisme pemusnahan/penghapusan Data Pribadi dari sistem elektronik apabila masa retensi telah berakhir, data tidak lagi diperlukan, atau atas permintaan resmi, kecuali diwajibkan lain oleh perundang-undangan.
• Kebijakan Retensi: Data Pribadi disimpan sesuai dengan periode retensi yang ditetapkan berdasarkan tujuan pemrosesan dan ketentuan hukum yang berlaku. Apabila masa retensi habis, data akan dimusnahkan secara aman.

8. Pengiriman, Pengungkapan, dan Akses Penegak Hukum

• Kedaulatan Data (Data Residency): Seluruh data utama, backup, dan log sistem disimpan di dalam wilayah Republik Indonesia (AWS / GCP Region Jakarta). Kami TIDAK melakukan pengiriman Data Pribadi ke luar wilayah Indonesia.
• Permintaan Aparat Penegak Hukum: Kami memiliki prosedur dan kebijakan internal yang ketat untuk merespons permintaan data oleh aparat penegak hukum. Pengungkapan data hanya dilakukan berdasarkan surat perintah resmi, prinsip proporsionalitas, serta jumlah minimum yang benar-benar relevan dan diperlukan.

9. Kontak Pejabat Pelindungan Data Pribadi (DPO) & Aduan

Untuk mengajukan pertanyaan, keluhan, pembaruan data, pelaksanaan hak subjek data, atau laporan insiden keamanan, Anda dapat menghubungi Data Protection Officer (DPO) PT GEN melalui:

• Email DPO / Privacy: support@agendabygen.co.id
• Telepon / Helpdesk: +62 21 5291 7409
• Alamat Kantor: PT Generasi Ekselensia Nusantara, BEI Tower 2, Jakarta, Indonesia